VITAMIN WELLS INTEGRITETSPOLICY

1. Inledning

Vitamin Well värnar om din integritet och om att behandla dina personuppgifter på ett öppet, tryggt och lagligt sätt. I denna integritetspolicy, som vänder sig till alla som på något sätt samarbetar eller kommer i kontakt med oss, beskriver vi närmare hur dina personuppgifter behandlas på Vitamin Well och vilka rättigheter du har som registrerad.

Om inte annat specifikt anges är det Vitamin Well AB, org.nr 556701–6505, Garvargatan 9, 112 21 Stockholm, (”Vitamin Well”, ”vi”) som är personuppgiftsansvarig och som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. I Vitamin Well ingår No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (inkl. varumärket Snackbros), Tyngre Distribution AB och NOBE Drycker Stockholm AB, en filial i Finland samt dotterbolag i Danmark, Norge, Tyskland, Polen, Spanien, Storbritannien, Hong Kong och USA (”Vitamin Well-koncernen”).

Vitamin Well har frivilligt utsett ett dataskyddsombud för att se till att personuppgifter behandlas på rätt sätt. Vid frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller för att använda någon av dina rättigheter är du välkommen att höra av dig till dataskyddsombud@vitaminwell.se.

2. Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en upplysning om en identifierad eller identifierbar fysisk person (”den registrerade”). Det kan alltså röra sig om vilken uppgift som helst som gör att en person kan identifieras. Som exempel kan nämnas namn, e-postadress eller mobilnummer om det kan förknippas med en nu levande fysisk person. Men det kan också vara t.ex. ett fotografi där personen går att känna igen på bilden.

3. Vad innebär det att ”behandla” personuppgifter?

Ordet ”behandling” avser alla sorters hantering av personuppgifter. Definitionen är väldigt bred och inbegriper all form av hantering från insamling, registrering, lagring och bearbetning till läsning, användning, utlämning, spridning och till och med radering av personuppgifter.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi, för vilka ändamål och på vilka grunder?

4.1 Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna ingå eller fullgöra ett avtal med dig

  • Du som har ingått avtal med oss om sponsring av event, tillverkning av produkter eller annat professionellt samarbetehar uppgivit personuppgifter till oss i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, telefonnummer, position och arbetsplats). Dessa uppgifter behandlar vi för att kunna fullfölja vårt samarbetsavtal med dig.

  • Du som är ambassadör för oss har lämnat personuppgifter i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer), namn på sociala medier, klädstorlek och ev. bilder. Dessa uppgifter behandlar vi för att för att kunna fullfölja vårt avtal med dig, t.ex. genom att skicka hem produkter eller betala ersättning till dig, samarbeta kring deltagande/organisation av event och annan marknadsföring. Vi behandlar även offentlig information från exempelvis sociala medier, såsom antal följare och aktivitet relaterat till de varumärken du är ambassadör för, för att följa upp vårt avtal med dig.

  • Du som har godkänt våra villkor för deltagande i ett event som vi anordnar har vid anmälan registrerat personuppgifter i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer) samt ev. viktig hälsorelaterad information (t.ex. allergier). Denna information behöver vi för att kunna organisera och genomföra eventet på ett säkert sätt. Då vi fotograferar och filmar våra event för framtida marknadsföringssyften kan vi även komma att samla in, bearbeta och på sociala medier publicera fotografier och filmer på vilka du syns och kan identifieras.

  • Du som har sökt jobb hos oss har skickat in dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer) och ev. annan personlig information (t.ex. bild, familjeförhållanden) i din jobbansökan till oss. Vi behandlar dessa uppgifter för att bedöma din ansökan och lämplighet för en anställning hos oss, dvs. för att kunna vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.

Den lagliga grunden för vår behandling av dessa personuppgifter om dig är att behandlingen är nödvändig för att kunna ingå eller fullfölja vårt avtal med dig. Detta kan innebära att vi behöver säga upp avtalet med dig om du ber oss att radera dina personuppgifter eller på annat sätt begränsa vår behandling av dina uppgifter.

4.2 Vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse

Du som har anmält intresse för att få nyhetsuppdateringar om olika ämnen från oss (t.ex. via Mynewsdesk) har uppgivit personuppgifter till oss i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer). Vi använder dessa uppgifter för att kunna skicka riktade och relevanta nyheter och pressmeddelanden till dig.

Du som anmält dig till eller skickat in ett bidrag till en tävling som vi anordnar har skickat in personuppgifter i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer) till oss. Vi använder denna information för att granska ditt ev. tävlingsbidrag, utse en vinnare och ev. dela ut pris i en tävling du deltagit i. När priset är en resa kan vi även komma att behandla uppgifter som t.ex. passnummer och annan viktig information om t.ex. allergier som vi av säkerhetsskäl behöver känna till.

  • Du som samarbetar med oss som ambassadör för oss eller är en potentiell ambassadör för oss har i vissa fall, via mail eller sociala medier, uppgivit personuppgifter till oss i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer, namn på sociala medier, klädstorlek och ev. bilder) för att vi ska kunna skicka produkter hem till dig och samarbeta kring deltagande på event och kring olika former av marknadsföring. I vissa fall har vi även sammanställt sådan offentlig information om dig som är potentiell ambassadör för att kunna inleda ett sådant samarbete, såsom exempelvis antal följare på sociala medier och aktivitet relaterat till våra varumärken.

  • Du som har anmält dig till ett event som vi anordnar har uppgivit personuppgifter till oss i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer) samt ev. hälsorelaterad information (t.ex. allergier) som vi av säkerhetsskäl behöver känna till och ev. informera sjukvårdspersonal om. Då det ligger i eventens natur att vi filmar och fotograferar för framtida marknadsföringssyften kan vi även komma att samla in, bearbeta och publicera fotografier och filmer på vilka du syns och kan identifieras.

  • Du som kontaktat oss med frågor eller klagomål om våra produkter har uppgivit personuppgifter till oss i form av de kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress och telefonnummer) och ev. övrig personlig information (t.ex. hälsoproblem) du skrivit i ditt mail. Vi använder dessa uppgifter dels för att kunna besvara frågor, utreda fel på produkterna, spåra eller anmäla hälsorisker, betala ut ersättning och förebygga fusk/bedrägeri genom t.ex. upprepade grundlösa klagomål med krav på ersättning.

  • Du som besöker vår hemsida och godkänner våra cookies har godkänt att vi samlar in personuppgifter i form av onlinebeteende (t.ex. din IP-adress, surf/klick-historik, tidigare besökta hemsidor, m.m.) i enlighet med vår Cookie Policy. Vi analyserar denna information på aggregerad och pseudonymiserad nivå för statistiska ändamål, för optimering av vår hemsida och för att stärka och marknadsföra våra produkter och varumärken genom att analysera vilka delar av våra hemsidor som väcker intresse.

  • Du som på vår uppmaning eller på eget initiativ hör av dig till våra allmänna mailadresser (t.ex. info@snackbros.se) t.ex. med idéer om smaker, produkter och kampanjer kan komma att uppge personuppgifter till oss vilka vi använder för att kunna besvara och överväga innehållet i ditt mail.

Vi behandlar dessa personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse att marknadsföra våra produkter och våra varumärken och förbli konkurrenskraftiga på marknaden. Vi bedömer att detta intresse i detta fall väger tyngre än ditt intresse eller rättigheter i förhållande till skyddet av personuppgifter, då du själv och ofta på eget initiativ har uppgivit dina personuppgifter till oss och vi använder dem för behandling som borde vara i linje med dina förväntningar. När det gäller ev. produktfel kan det även finnas rättsliga skyldigheter och/eller ett allmänintresse i att spåra och följa upp ev. hälsorisker.

4.3 Rättslig skyldighet och samtycke

Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra rättsliga skyldigheter (t.ex. bokföringsskyldighet) och instruktioner från myndigheter (t.ex. Skatteverket). Vi kan även vara skyldiga enligt lag eller motiverade av allmänt intresse att behandla personuppgifter i förhållande till produktfel för att kunna förebygga, spåra och övervaka ev. hälsorisker.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter som du lämnat ditt samtycke till. Vi inhämtar i sådant fall ditt samtycke för ett visst ändamål och ser till att det är frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke och är då välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud enligt nedan.

5. Vilka är mottagarna som kommer ta del av personuppgifterna?

De som har tillgång till dina personuppgifter är behöriga anställda inom Vitamin Well-koncernen som behöver ha tillgång till uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. T.ex. har vår HR-avdelning och vår ekonomi/lönepersonal tillgång till information som rör din anställning. När det är nödvändigt för den fortlöpande verksamheten kan personuppgifter även komma att behandlas av både interna och externa IT-experter och andra tjänsteleverantörer.

Vitamin Well har ingått personuppgiftsbiträdesavtal med de leverantörer som genom sina tjänster får tillgång till och behandlar personuppgifter för våra ändamål och i enlighet med våra instruktioner. Genom avtalet ser vi till att våra leverantörer, t.ex. Visma (administrativt system för hantering av arbetstid, lön, semester, etc.), behandlar personuppgifterna på samma lagliga och säkra sätt som vi själva.

Vitamin Well har i dagsläget syster- och dotterbolag i Norge, Danmark, Tyskland, Polen, Spanien, Storbritannien, Hong Kong och USA samt en filial i Finland. Vi tillämpar samma strikta europeiska personuppgiftsregler inom hela Vitamin Well-koncernen och dina personuppgifter kommer som utgångspunkt att behandlas inom Europeiska Unionen (”EU”) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Vi kan även behöva överföra personuppgifter till tredje parter, som t.ex. tjänsteleverantörer och rådgivare, som är baserade utanför EU/EES. Sådan överföring kommer att ske i enlighet med tillämpliga personuppgiftslagar.

6. Behandlar Vitamin Well känsliga personuppgifter?

Vitamin Well behandlar sällan särskilt känsliga personuppgifter (t.ex. ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse eller sexuell läggning). I vissa fall behöver vi dock av säkerhetsskäl behandla uppgifter om hälsa, som t.ex. information om allergier, graviditet och andra sjukdomar som vi behöver känna till när vi anordnar tävlingsresor och träningsevent.

7. Hur länge sparas personuppgifterna?

7.1 När vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt avtal

Vi kommer att behålla dina personuppgifter under avtalsperioden och radera dem när avtalet upphör. I nedanstående undantagsfall gäller dock istället följande lagringstider:

Om vi har rättslig skyldighet att behålla eller lämna ut vissa eller delar av dina personuppgifter även efter avtalets upphörande, som t.ex. anställningsinformation, kommer vi att behålla uppgifterna så länge och i den omfattning som krävs enligt lag eller instruktion från myndighet.

Bilder eller filmer från event som vi har anordnat raderas inte automatiskt efter genomförande av eventet, utan kan även fortsättningsvis komma att användas i marknadsföringssyfte. Materialet kommer att raderas när det inte längre behövs för detta syfte. Känslig information som t.ex. uppgifter om allergier och annan hälsorelaterad information kommer dock alltid att raderas så fort eventet är genomfört.

Om du sökt jobb hos oss kommer vi att behålla dina personuppgifter under sex månader från och med den dagen då du skickade in din ansökan till oss, om det var en spontanansökan. Vårt ändamål för att behålla ansökan under denna period är att kunna kontakta dig ifall någon passande tjänst dyker upp.

Om du har sökt en viss tjänst hos oss men inte fått tjänsten kommer vi att radera dina personuppgifter i ansökningshandlingarna efter att vi meddelat dig att du inte fått tjänsten, om vi inte i det enskilda fallet kommer överens om något annat.

7.2 När vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse

Nyhetsutskick: Vi kommer att behålla dina personuppgifter under den period som du själv väljer att markera ditt intresse för våra nyhetsutskick. Du kan när som helst välja att avmarkera intresset eller invända mot vår behandling av dina personuppgifter för detta syfte.

Tävlingar: Vi kommer att behålla dina personuppgifter fram till dess att tävlingen i fråga är genomförd och avslutad, vanligen när ett pris har delats ut. När priset är en resa kommer vi att radera personuppgifterna när resan har avslutats.

Samarbeten/ambassadörskap: Vi kommer att behålla dina personuppgifter i form av kontaktuppgifter under den tidsperiod som vårt informella samarbete fortlöper eller under den tidsperiod du fortsätter att vara en person med en profil som ligger i linje med vår verksamhet och våra produkter.

Event: Vi kommer att behålla dina personuppgifter i form av kontaktuppgifter till dess att eventet är genomfört. Bilder eller filmer från event som vi har anordnat raderas inte automatiskt efter genomförande av eventet, utan kan även fortsättningsvis komma att användas i marknadsföringssyfte. Materialet raderas när det inte längre behövs för detta syfte.

Produktfrågor och -klagomål: Vi kommer att behandla de personuppgifter du uppgivit i ditt mail till oss med produktfrågor eller klagomål under en period på två år från dagen du skickade mailet. Vårt ändamål för att behålla uppgifterna är för att kunna föra statistik över frågor och klagomål, utreda, spåra och anmäla ev. hälsorisker eller fel på våra produkter, se över och förbättra vårt kundservicearbete, betala ut ersättning samt för att förebygga fusk och bedrägeri genom t.ex. upprepade grundlösa klagomål med krav på ersättning.

Besök på våra hemsidor:Vi kommer att behandla dina personuppgifter i form av onlinebeteende som samlats in med hjälp av cookies så länge som du fortsätter att godkänna dessa cookies på vår hemsida.

Idéer m.m.: Vi behandlar de personuppgifter du spontant skickar in till oss om t.ex. idéer om nya smaker för produkter eller om nya kampanjer så länge de kan vara relevanta för vår verksamhet.

När samtycke är vår lagliga grund för behandlingen upphör vi att behandla personuppgifterna så fort du återkallar ditt samtycke till behandlingen. Vänligen notera att rätten till återkallelse inte omfattar behandling som utfördes då samtycke förelåg.

8. Vilka rättigheter har du som registrerad?

Du som registrerad har en rad rättigheter gentemot oss som behandlar dina personuppgifter.

Du har bl.a. rätt att få veta vilka personuppgifter vi har om dig, för vilka syften de behandlas, vem som har tillgång till dem etc. Du har även rätt att begära att vi rättar felaktiga uppgifter om dig och att vi raderar vissa personuppgifter som inte längre är nödvändiga för ändamålen de samlades in för. Du har alltid rätt att inge klagomål till Datainspektionen.

Du kan vidare be oss begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Detta kan dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig.

Om vår behandling grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket. I detta fall, eller om vi har ingått ett avtal med dig, har du även rätt att få en kopia på de uppgifter som du själv har uppgivit till oss i ett strukturerat, digitalt format. Om den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är en intresseavvägning har du rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen.

Vid frågor eller för att tillvarata någon av dina rättigheter, tveka inte att höra av dig till dataskyddsombud@vitaminwell.se.

9. Övrigt

Denna integritetspolicy kommer regelbundet att uppdateras för att anpassas efter verksamheten och uppfylla kraven enligt gällande rätt, dvs. svensk lagstiftning inklusive de krav som följer av den s.k. dataskyddsförordningen (EU-förordning nr. 2016/679). Förevarande version uppdaterades senast den 13 november 2018.